Une réunion réussie est faite de participants actifs, et doit répondre à des objectifs bien définis. Or, bien souvent, la tâche peut paraître difficile. Organiser et diriger une réunion d’entreprise demande beaucoup de travail et un puissant self-control. Afin que votre réunion soit un succès, l’entrée en jeu d’un facilitateur vous sera d’une grande aide. Avec Reactive Executive, découvrez plus en détail le profil de ce rôle, devenu aujourd’hui indispensable en entreprise.

Un rôle polyvalent

La fonction principale du facilitateur est d’assurer le bon déroulement d’une réunion et d’arriver à l’atteinte les objectifs escomptés. Personne plurivalente, elle est capable d’endosser plusieurs rôles à la fois.

Le facilitateur anime la réunion afin de permettre aux participants de rester éveillés et concentrés. Également médiateur, il assure la communication entre tous les intervenants. Pour mettre ces derniers à l’aise et pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions, il joue aussi le rôle d’architecte. Il est responsable de l’aménagement de la salle de réunion, de la préparation de la table, d’ajuster la luminosité de la pièce, de décider de la place de chaque participant, etc.

Pour des échanges optimaux, l’agencement des meubles doit être bien pensé. Le cadre doit être propice aux interactions des participants. Pour une réunion vraiment réussie, le facilitateur doit faire appel à son imagination, que cela soit au niveau du décor de la salle ou encore au niveau des discussions établies.

Entre autres, le facilitateur est un leader, un coach, un mentor ou encore un assistant. Pour résumer, l’entrée en jeu de cette personne permet d’obtenir des réunions plus efficaces, plus animées, plus agréables, plus productives et mieux organisées.

Les qualités du facilitateur ?

Il est important de souligner que le thème de la réunion que le facilitateur organise n’est pas décidé par ce dernier, et ne résulte pas de ses réflexions. De ce fait, il doit respecter la position du Chef de projet qui en est à l’origine, tout en sachant rester impartial, en retrait vis-à-vis des éventuels débats.

Il doit rester imperturbable et être le plus neutre possible, en ne prenant le parti d’aucun participant de la réunion. Au contraire, le facilitateur doit être un connecteur : c’est le point de liaison entre tous les participants. Il éclaire et partage les idées et les propositions de chacun, afin de créer une harmonie entre les collaborateurs.

Tout cela exige alors que le facilitateur soit réactif, avec un esprit vif et dont le sens de l’écoute soit des plus aigus. Il est là pour renforcer ce qui est dit pendant la réunion et essayer de mettre en évidence ce qui n’est pas dit, pour que chacun puisse avoir l’occasion de s’exprimer.

Stratégies et approches efficaces

Pour mener à bien sa tâche, le facilitateur doit mettre en œuvre des approches bien étudiées. Durant la réunion, il invite chacun à participer avec ferveur, tout en veillant à ne pas monopoliser la parole.

Le fait de poser des questions, de demander l’avis de chaque personne sur les différents sujets à l’ordre du jour, suffit à faire interagir les participants. Afin que la réunion ne se dirige pas vers le hors-sujet, le facilitateur peut remettre les membres sur les rails en les guidant à travers des questions ou en avançant indirectement une idée qui nécessite réflexion en phase avec le sujet discuté.

Le rôle du facilitateur peut d’ailleurs être présent de différentes manières en entreprise. Il peut, comme nous venons de le voir, être présent dans l’organisation de réunions diverses, mais il peut également accompagner l’entreprise en crise. Il va ainsi pouvoir identifier les problèmes et participer à la levée des blocages rencontrés au sein des collaborateurs. Il peut, dans la même optique, accompagner les équipes de l’entreprise dans leur mutation, et devient alors un accompagnateur du changement. Son rôle est donc très humain, mais également très stratégique, et peut revêtir différents aspects, en fonction des objectifs attendus.