Efficience au travail : Les 5 clés de la réussite !
Publié le 10 Mai 2017

Efficience au travail : Les 5 clés de la réussite !

Qu’il est bon pour les managers de ressentir la satisfaction d’une journée de travail bien remplie !
Chaque réalisation accomplie apparaît alors comme le maillon d’une chaîne de valeur dynamisante. Rien de tel que d’apprécier notre efficience personnelle dans notre vie professionnelle ! Mais les managers de transition vont bien au-delà : ils ont besoin de voir leurs équipes ressentir cette même émotion.
Alors comment transmettre cette efficience à leurs équipes ? Comment être efficient et faire partager son efficience au travail ? La réponse en 5 points :

Efficience et efficacité : quelle différence ?

Efficience et efficacité - quelle différence - REACTIVE EXECUTIVE

Il peut être difficile de faire la distinction entre les termes efficience et efficacité. Pourtant, les nuances sont loin d’être similaires. En effet, le premier consiste à l’aboutissement de résultats et d’objectifs, grâce à l’optimisation des ressources utilisées. Par exemple : je fais plaisir à mes Clients avec des rabais au plus bas, j’atteins tous mes objectifs de carrière sans faire d’heures supplémentaires.

Le second terme est utilisé pour désigner la capacité d’atteindre un résultat en fonction d’un objectif fixé. Par exemple : je rends mes Clients heureux ou j’atteins mes objectifs de carrière. Dans ce cas, peu importe la ressource utilisée pour atteindre l’objectif.

Qu’est-ce que l’efficience au travail ?

Le terme efficience fait référence à la manière dont une entreprise convertit ses ressources, telles que le temps, les personnes et l’argent, en activités utiles à l’entreprise. Les sociétés performantes génèrent beaucoup d’activités par unité de ressource.

De cette façon, l’efficience permet donc aux entreprises de prédire si des décisions d’un type ou d’un autre se traduiront par des gains ou des pertes financières.

En gestion, le seuil de rentabilité est un outil d’évaluation privilégié afin de considérer l’efficience d’une organisation ainsi que d’étudier sa performance. L’efficience peut aussi se mesurer à l’aide de la valeur actuelle nette (VAN), du taux de rendement interne (TRI) et même sur la période de récupération.

Qu’est-ce que l’efficacité au travail ?

L’efficacité au travail fait référence à la vitesse à laquelle les activités commerciales se traduisent en résultats commerciaux. Une société efficace obtient plus de résultats de haute qualité à l’aide de ses activités et en atteignant les objectifs de son plan d’affaires. 

Cela signifie : produire avec le moins de gaspillage de ressources possible. Dans le monde du travail, l’efficacité c’est le fait d’accomplir des tâches, des projets, des objectifs ou le travail accompli avec le moins de ressources possible.

Attention, faire de nombreuses heures de durs labeurs ne va pas de pair avec l’efficacité, bien au contraire. L’objectif est d’obtenir une meilleure utilisation des ressources humaines.

Comment maximiser l’efficience et l’efficacité au travail : 5 clés

Comment maximiser l’efficience et l’efficacité au travail : 5 clés | Reactive Executive

Pour réussir au travail et atteindre ses objectifs de manière optimale, il est nécessaire de combiner à la fois l’efficacité et l’efficience. Voici 5 clés pour maximiser ces deux aspects au travail. Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive, mais ces points principaux vous aideront à développer et partager votre efficience professionnelle.

  1. Aimez ce que vous faites

L’appréciation de son propre travail est une mesure phare de l’efficience et de l’efficacité au travail. Bien souvent, l’idéologie inverse est développée : nous devons faire ce que l’on aime. Mais la force des managers de transition est d’être positif en toutes circonstances.

Si par nature ils aiment leur fonction, ils apprennent aussi à aimer les différents rôles qui leur sont confiés au gré des missions et transmettent ce même amour du travail à leurs équipes. La positive attitude est de rigueur !

  1. Travaillez dans un environnement qui vous plaît

L’environnement de travail est très important. Il doit être à votre goût, pour que vous vous y sentiez à l’aise. Cependant, si l’environnement de travail est trop « cosy », trop « comme à la maison », cela peut devenir néfaste à la productivité. Il faut savoir trouver le bon équilibre. Les distractions sont-elles trop accessibles ? La vie privée peut-elle aisément s’insérer dans votre quotidien professionnel ?

Alors sans doute qu’il est temps de rééquilibrer votre environnement de travail. À l’inverse, les couleurs de votre bureau vous dépriment-elles ? À vous de trouver le juste milieu !

  1. La concentration

La concentration est indispensable à l’efficience et l’efficacité au travail. Certains se sentent plus à l’aise en multi-tasking, d’autres en périodes de travail ininterrompues. Peu importe votre méthode de travail favorite, la concentration intervient directement sur la qualité finale de votre travail.

Un manque de concentration est souvent à l’origine d’une erreur qui vous fera perdre un temps considérable à rectifier, et donc tuera littéralement votre efficience. Il peut parfois s’avérer utile de couper les applications de messageries instantanées, réseaux sociaux, voire même mettre votre téléphone en mode avion pour être sûr d’être au maximum de votre concentration.

  1. Le manager : l’anti-procrastination

Les managers de transition ont l’habitude des journées extrêmement chargées où chaque minute compte. Mais il arrive parfois que face à une longue “to-do list”, on ressente une baisse de motivation. C’est à ce moment-là que l’on décide de passer à une activité moins contraignante en se disant : “je m’y mets juste après”. Et c’est ainsi que la procrastination commence. En fin de compte, on manque de temps et on remet toujours à plus tard ce qui pourrait déjà être terminé. 

Pour lutter contre la procrastination, un classement par ordre de priorité des tâches à accomplir vous aidera à terminer les plus importantes en premier. Cela permet de voir l’aboutissement petit à petit de son travail, ce qui est une récompense subconsciente. Commencer par les tâches les plus compliquées, ainsi que se fixer des objectifs atteignables sont là encore d’autres astuces pour lutter contre la procrastination !

  1. Le développement personnel des compétences

Dans un monde économique moderne, il est impossible de se reposer sur ses acquis. Les managers de transition le savent : le perpétuel apprentissage de nouvelles compétences est indispensable pour demeurer compétitif et efficient. Prenez le temps d’analyser honnêtement vos compétences, et de voir le ou les domaines où vous pourriez vous parfaire. Besoin d’une formation sur un nouvel outil multimédia ? Une campagne marketing ? Développement personnel (gestion du stress, prise de parole en public, etc) ? Peu importe le domaine, le temps investi dans votre formation personnelle est toujours bénéfique.

Les périodes d’inter-missions sont propices à votre montée en puissance. C’est du temps gagné sur l’avenir, grâce à des compétences acquises et stables. Votre efficience ainsi renforcée, c’est votre compétitivité qui fera la différence avec votre concurrence.

Efficience VS Efficacité : laquelle faut-il privilégier ?

Dans une entreprise, pour qu’une équipe fonctionne correctement, il est essentiel que cette dernière soit à la fois efficiente ET efficace. En effet, si elle est uniquement efficiente, le manque d’efficacité se fera ressentir en laissant la priorité aux mauvaises initiatives. Mais si elle est seulement efficace, c’est le rythme de travail qui s’en fera ressentir. 

Mesurer l’efficience d’une entreprise

On mesure la performance d’une entreprise à l’aide de critères, ou d’indicateurs, de résultats qualitatifs ou quantitatifs. Pour mesurer l’efficience en entreprise, on utilise une norme exprimant le rapport entre les résultats obtenus ainsi que les moyens employés.

Renforcer son efficacité pour gagner en efficience

Renforcer son efficacité pour gagner en efficience - Reactive Executive

Il est impossible de mettre en place l’efficience et l’efficacité d’une équipe en même temps. Il est important de procéder par étape. On commence donc par renforcer son efficacité afin de gagner en efficience. Mais comment apprendre à augmenter son efficacité au travail ?

  • Organiser les tâches

Un classique, mais il est essentiel de bien organiser la liste des tâches à accomplir. Pour cela, certains critères sont à définir comme le niveau de difficulté de production, ou encore les délais. Il existe des outils de productivité permettant de cartographier tous les flux de travail ainsi que les délais pour chacune des tâches à réaliser.

  • Éviter la surcharge de travail

Pour éviter de se surcharger, il est essentiel d’exécuter une seule tâche à la fois. Des neuroscientifiques ont prouvé que le cerveau humain n’est pas conçu pour accomplir plusieurs tâches en même temps. Si vous pensez en être capable, cela signifie que vous prenez le risque de ne pas accorder assez d’attention à ce que vous faites. Éviter la surcharge de travail est un gain de productivité.

  • Supprimer la procrastination

Remettre telle ou telle tâche à plus tard est une mauvaise habitude qui est loin d’être productive. Afin d’éviter d’avoir trop de travail accumulé, il est crucial de réaliser les tâches à accomplir au fur et à mesure. Il est également conseillé de commencer par celles qui vous inspirent le moins. Une fois réalisé, le reste de la journée paraîtra moins long.

  • Déterminer les objectifs

En fonction des besoins de l’entreprise et du rythme de travail, il est judicieux de déterminer les objectifs à atteindre. De cette façon, chaque projet peut être réalisé en temps et en heure. Il est aussi essentiel de communiquer les objectifs de l’équipe tout en donnant votre avis sur les progrès déjà accomplis.

  • Savoir prendre des pauses

Beaucoup de personnes pensent à tort qu’être productif signifie travailler d’arrache-pied pendant des heures en prenant le minimum de pause. Et bien, c’est totalement faux. Pour être productif et efficace, il est essentiel de savoir prendre des pauses d’une dizaine de minutes. Ce court temps de repos permet de recharger l’énergie nécessaire pour accroître votre productivité.

Former une équipe efficiente et efficace

Former une équipe efficiente et efficace - Reactive Executive

Pour avoir une équipe efficiente, on passe d’abord par l’étape de l’efficacité. Maintenant que vous en savez assez sur ce point-ci, place à l’efficience. 

« Tout seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin. »

Ce dicton représente parfaitement une des solutions pour former une équipe efficiente et efficace. En effet, il est important de capitaliser un maximum la connaissance collective. De cette façon, votre équipe va pouvoir acquérir de nouvelles connaissances afin d’améliorer le processus de production. De plus, cela permet d’atteindre plus facilement et plus vite les objectifs de l’entreprise.

En mettant en place une démarche collaborative, vous impliquez :

  • L’apprentissage au sein de l’entreprise,
  • Le partage, 
  • L’amélioration des connaissances,
  • La mise en place de pratiques collaboratives.

En établissant un processus formel, votre équipe pourra économiser du temps et trouver rapidement des solutions à chaque problème. Par la suite, il sera judicieux d’optimiser les processus, les outils ainsi que votre capacité à faire passer un message au sein de la société. De cette manière, chaque salarié peut utiliser la logique de résolution, qu’il pourra ensuite partager avec le reste de l’équipe via le réseau social d’entreprise. 

Construire une équipe à la fois efficiente et efficace n’est pas une mission qui s’effectue en quelques jours seulement. Il faut être patient et se concentrer dans un premier temps sur l’amélioration de l’efficacité. Vous devez également avoir une compréhension précise des différentes priorités ainsi que des objectifs de l’entreprise. Vous pourrez par la suite vous focaliser sur l’automatisation et la réduction du « work about work » afin d’augmenter votre efficience.

Le management de transition et la performance organisationnelle

Discipline de plus en plus courante dans le monde des affaires, le management de transition joue un rôle clé dans l’amélioration de la performance organisationnelle. 

  • Flexibilité et adaptation : cette capacité à s’adapter rapidement aux nouvelles situations est essentielle pour maximiser l’efficience, car elle permet de répondre rapidement aux besoins changeants du marché.
  • Objectifs clairs et résultats mesurables : établir des objectifs clairs et réalistes dès le début d’une mission de transition permet de fixer des attentes précises en matière d’efficacité et d’efficience.
  • Expérience sectorielle et fonctionnelle : cette expertise sectorielle contribue à l’efficacité en permettant une prise de décision rapide et informée. 
  • Gestion du changement : les managers de transition sont des agents du changement compétents qui aident les équipes à s’adapter rapidement et efficacement aux nouvelles réalités.

Optimisation des ressources : les managers de transition contribuent à l’efficience globale de l’entreprise en identifiant et en mettant en œuvre des améliorations concrètes.

Et vous, qu’elle est votre recette secrète de l’efficience au travail ?

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