Les 3 moments clés de l’entretien annuel

La réussite de l’entretien annuel repose sur la maîtrise et la richesse de 3 périodes phares. En effet, la préparation, le déroulement et le suivi de l’évaluation requièrent un travail rigoureux. Cela permet à un Manager de faire monter en compétences son collaborateur et de le (re)positionner clairement dans l’organisation de l’entreprise.

L’entretien annuel est-il dépassé ?

L’entretien individuel permet à un employé de faire un point sur son parcours professionnel lors d’un tête-à-tête avec son supérieur direct. Plusieurs études récentes indiquent pourtant que les salariés ont une perception négative de ce qui est un moment privilégié. Stressant, partial ou inutile, les qualificatifs négatifs ne manquent pas pour décrire l’entretien annuel. Même le prestigieux cabinet de conseil aux entreprises Deloitte l’a découvert à ses frais (1).
Faut-il pour autant mettre fin à ce qui ressemble désormais à un rendez-vous imposé ? Définitivement non ! Il faut sûrement le repenser en s’assurant que les basiques sont respectés. Trois moments clés sont donc à appréhender.

1) La préparation de l’entretien annuel

Collecter et organiser :

Il faut d’abord recueillir les données qualitatives et quantitatives relatives à l’activité de l’employé. Ces données sont denses. Elles concernent les responsabilités permanentes liées au poste et les objectifs particuliers correspondant à la stratégie du moment.

Préparer le rendez-vous avec ses supérieurs :

Il est essentiel d’évoquer l’entrevue avec le N+2 et le RH. Ce point rapide sert à aligner les avis de l’évaluation, les objectifs à atteindre et le cas échéant, la rémunération.

Programmer l’entretien avec le collaborateur :

L’évalué sera informé au moins deux semaines à l’avance de la date du rendez-vous. Il doit connaître la durée de cette rencontre. Deux heures sont généralement suffisantes s’il existe un suivi régulier durant l’année. Il faudra lui communiquer le support de référence et l’imprimer pour le jour de l’entrevue.

2) Déroulement de l’entretien

L’entretien doit se dérouler dans un espace calme et confortable.
Le support permet de faire un point sur les principales réalisations et attentes de l’évalué.
Il sera rempli au fur et à mesure de l’entrevue.
Le dialogue permet d’apprécier le ressenti de l’employé, sa motivation et son implication.
Le temps de parole est de 70 % pour l’évalué et 30 % pour l’évaluateur.
Le salarié doit évoquer ses réussites, mais également ses doutes et ses difficultés.
Il faut l’inciter à expliquer ce qu’il aimerait faire et comment il aimerait le faire. Si nécessaire, l’évaluateur peut lui montrer des pistes.
Les notes et les appréciations doivent être justifiées par l’évaluateur. Elles doivent être admises par le collaborateur.
En conclusion, le Manager fera une synthèse rapide des points abordés et des principaux objectifs de l’année à venir.

3) Le suivi de l’entretien

Au cours de l’année, il est indispensable que le Responsable fasse des bilans intermédiaires afin de suivre la progression du salarié. Cela lui permet de signaler les points forts et les axes d’amélioration. L’évaluation annuelle est alors une formalisation de ces entrevues régulières.

Dans le cas contraire, l’entretien annuel est un exercice imprévisible dont la teneur sera perçue comme inattendue, définitive et injustifiée. L’évaluateur ayant alors tendance à se focaliser seulement sur les événements des dernières semaines de travail. Dans ce cas, on peut légitimement se poser la question de l’efficacité du Manager et de la cohérence de sa relation avec ses collaborateurs.

L’entretien annuel comporte trois volets : le rappel des Responsabilités Permanentes, l’annonce des Objectifs Particuliers et l’Analyse de la Performance. Dans certaines entreprises, l’entretien annuel est d’ailleurs souvent nommé les RPOPAP. La discussion doit couvrir l’intégralité de ces domaines. Ce rendez-vous marque la fin d’une année d’activité et le début d’une nouvelle aventure. Voilà pourquoi, l’évolution de la rémunération est un élément qui trouve toute sa place dans l’entrevue. Certains consultants préconisent néanmoins d’évoquer le thème du salaire lors d’un second rendez-vous afin de ne pas polluer cet entretien. C’est pourtant bien cette évaluation et le défi qui attend l’employé qui serviront de base à la révision de son salaire.