6 étapes pour être bien organisé au travail et augmenter sa productivité
Savoir organiser ses journées de travail est l’une des clés pour être performant et efficace. D’ailleurs, l’expérience a démontré que la qualité de l’organisation au travail a des conséquences directes sur la productivité des travailleurs et sur leur niveau de stress.
Quel que soit l’objectif, il est donc important pour les entreprises et pour les travailleurs d’optimiser cet aspect de la vie au bureau.
En quoi consiste précisément l’organisation du travail ? Comment organiser ses journées de travail et comment le management de transition peut aider dans la mise en œuvre de cette démarche ?
L’organisation du travail : qu’est-ce que c’est ?
Il est possible de la définir comme un ensemble d’actions qui visent à améliorer la productivité et l’efficacité sur un poste de travail.
Dans la pratique, il s’agit d’un processus qui est axé sur les tâches, mais aussi sur l’individu. Contrairement aux idées reçues, pour apprendre à organiser ses journées de travail, il ne suffit pas d’établir un planning ou un agenda et de le suivre. Il faut également faire un effort personnel et modifier ses habitudes.
Plusieurs méthodes et outils permettent de mettre en œuvre ce processus au sein d’une grosse entreprise ou d’un groupe restreint. Parmi ces méthodes et outils figurent, entre autres, la création d’un agenda, l’élaboration d’une routine ou encore, le management de transition.
Comment s’organiser au travail ?
Une bonne organisation au travail permet d’améliorer la productivité et de réduire le niveau de stress des travailleurs. Or, il faut savoir que le processus n’est pas si facile à mettre en œuvre. En fonction de la situation de départ et de l’investissement personnel de chacun, la durée du processus peut considérablement varier.
En ce qui concerne les méthodes qui permettent de s’organiser au travail, celles-ci sont très nombreuses. Voici les meilleures méthodes pour mettre en œuvre ce processus.
1) Créer une routine de travail
Apprendre à mieux s’organiser au travail est avant tout une question d’habitude et consiste à adopter les bons comportements. Pour ce faire, l’une des méthodes les plus simples, mais qui est très efficace, consiste à créer une routine de travail.
Il s’agit donc de créer et d’adopter de nouvelles habitudes qui vont initier et faciliter le changement. Ces habitudes, ou plus précisément, ces actions, devront se faire selon un certain ordre et dans une durée déterminée à l’avance. Par ailleurs, il faut que les actions aient une réelle utilité.
Certaines personnes vont, par exemple, prendre une ou deux heures en début de journée pour méditer, lire, faire du sport ou ranger leur bureau. Toute action qui est nécessaire ou qui contribue à l’atteinte des objectifs personnels et professionnels est à privilégier dans la mise en place de la routine.
2) Apprendre à définir les priorités
Définir les priorités est essentiel pour pouvoir s’organiser au travail. En quoi consiste l’opération ? Il s’agit de déterminer :
- Les tâches les plus importantes et les moins importantes,
- Les tâches qui doivent être réalisées rapidement.
Grâce à cela, il sera possible de savoir sur quelles tâches il est nécessaire de se concentrer et savoir l’ordre de priorité de celles-ci. Durant la réalisation des tâches, il est important de faire preuve de concentration et d’éviter toute distraction. L’objectif est d’être le plus productif possible et de perdre le moins de temps possible.
Comment reconnaître une tâche importante ? Il faut avant tout voir si l’accomplissement de la tâche en question est nécessaire pour pouvoir avancer dans son travail. S’il faut qu’elle soit faite très rapidement, généralement, c’est que la tâche est urgente.
3) Établir un agenda
Après avoir défini les actions à insérer dans sa routine de travail et l’ordre de priorité des tâches à réaliser, pour organiser le tout, il est nécessaire d’établir un agenda. Ce dernier permettra :
- D’avoir une vision d’ensemble de ce qu’il faudra faire durant la journée,
- De faire un bilan des réalisations ou de l’avancement à la fin de la journée de travail.
En somme, établir un agenda permettra non seulement d’améliorer sa productivité, mais aussi de faire un suivi de cette productivité.
En ce qui concerne l’établissement de l’agenda, il faudra, entre autres :
- Lister toutes les actions à réaliser,
- Définir l’ordre de réalisation de ces actions,
- Attribuer une durée de réalisation à chacune de ces actions,
- Déterminer les actions les plus importantes si celles-ci sont trop nombreuses.
4) Planifier ses journées de travail
Un agenda permet de savoir ce qu’il faut faire au quotidien. En revanche, cet outil ne permet pas forcément de connaître les tâches à réaliser pour le reste de la semaine ou dans le futur. Or, cela est très utile pour mieux s’organiser au travail.
Afin d’arriver à cet objectif, la solution est de planifier ses journées de travail. Autrement dit, il faut établir un agenda sur au moins une semaine.
5) Optimiser son environnement de travail
La qualité de l’organisation au travail se manifeste aussi par l’état du poste de travail ou plus simplement, du bureau. Si celui-ci est mal rangé et qu’il faut passer plusieurs minutes à chercher des outils ou des documents, il sera très difficile d’être efficace et productif.
Pour mieux s’organiser au travail, il est donc essentiel d’optimiser son environnement de travail. Cela consiste, entre autres, à :
- Ranger son bureau,
- Classer les outils et documents pour pouvoir y accéder facilement,
- Placer les éléments les plus utilisés à proximité et les éléments les moins utilisés dans une armoire.
Le management de transition : un outil efficace pour s’organiser au travail
Le management de transition est une stratégie qui consiste à confier à un expert, le Manager de transition, la supervision et la réalisation d’un projet d’envergure. L’optimisation de l’organisation au travail peut être considérée comme un projet d’envergure.
La mission principale de l’expert est d’accompagner l’entreprise ou le travailleur dans l’ensemble du processus. Pour cela, il interviendra sur :
- La détermination des tâches importantes,
- L’élaboration de l’agenda pour chaque journée de travail et pour l’ensemble de la semaine,
- La mise en place de nouvelles habitudes positives,
- Le suivi de la mise en œuvre de l’amélioration de l’organisation au travail.
